Alternative Tagungsformate: So wird Ihre Tagung zu einem Tagungsevent!

Alternatives Tagungsformat: World Café

Das World Café ist eine Form des Workshops, in dem sich Menschen zu intensivem Austausch treffen. In einladender Atmosphäre und in wechselnden Kleingruppen entwickeln sie Ideen, lernen voneinander, verbinden Wissen und Erfahrungen, ziehen Resümee und planen unter Umständen schon Handlungsansätze. Der Gedanke ist, dass sich die Gespräche dabei den alltäglichen Konversationen in einem Straßen-Café ähneln und dadurch eine ungezwungenes Vernetzung mit kreativer Entfaltung entsteht.

World-Café geht davon aus, dass Wissen und Weisheit bei den Teilnehmern bereits vorhanden sind. Ein World-Café schafft daher einen idealen Rahmen, um Wissen und Erfahrungen zusammenzuführen, die Teilnehmer zu vernetzen und im Austausch weiter zu entwickeln.

Ablauf

Der Ablauf beginnt mit einer Begrüßung und Erläuterungen zum Ablauf, zur Etikette und zur Rolle der Gastgeber. Wichtig ist, dass die Teilnehmer verstehen, wie viele Fragen es gibt, die in aufeinanderfolgenden Gesprächsrunden von 15-20 Minuten an allen Tischen gleichzeitig besprochen werden. Die Teilnehmer schreiben, zeichnen und kritzeln in jeder Runde das Wichtigste auf die Tischdecke, zwischen den Runden mischen sich die Teilnehmer neu, indem jeder vor Beginn der nächsten Runde an einen anderen Tisch geht. Nur die Gastgeber bleiben am Tisch, begrüßen die Neuankömmlinge, resümieren das bisherige Gespräch und bringen den Diskurs erneut in Gang.

Die Abschlussdokumentation

• Tipp 1:
  Es bietet sich an, die zum Teil kunstvoll und kreativ gestalteten Tischdecken für die Abschlussdokumentation zu verwenden, als “Vernissage”, “Gallerie” oder in einem Infomarkt im Anschluss an das World Café. Auch können Pinnwände in Form einer Arena aufgestellt werden, so dass die Teilnehmer herumwandern und sich die Ergebnisse anschauen können.
• Tipp 2:
  Bei mehr Zeit für die Planung, können alle Ideen und Erkenntnisse auch während der Reflektionsphase auf einer großen Wandzeitung illustriert werden. So werden alle Ergebnisse zusammengefasst, attraktiv in Szene gesetzt und gewürdigt. Auch eine spätere Verwendung, als Bildschirmschoner, Miniposter, Kalender für alle die dabei waren u.a.m. ist möglich.
• Tipp 3:
  Hilfreich ist es auch, die Papier-Tischdecken für das World-Café in einem Copy-Shop gestalten und vorproduzieren zu lassen. Dies erleichtert den Teilnehmern von Anfang an die Schreib- und Leserichtung und damit den späteren Einsatz in einem abschließenden Infomarkt.
• Tipp 4:
  Eine weitere Idee ist es, die einzelnen Tischdecken, wenn sie rechteckig sind, als Buchseiten zu verwenden und diese mit einem vorbereiteten Buchrücken und Deckblatt zusammenzufassen. Dieses Buch der Erkenntnisse können alle Teilnehmer im weiteren Verlauf der Tagung/des Seminars durchblättern. Das sichtbare Ergebnis vermittelt ein positives Gefühl.

Vertrauen Sie auf Ihre Kreativität und haben Sie Mut zum Experiment!

vgl. Uni Kiel

Alternatives Tagungsformat: Hybride Tagung

Diese Tagungsform setzt sowohl auf „Face-to-Face“, also die persönliche Anwesenheit der Teilnehmer. Ermöglicht aber auch Teilnehmern, die nicht am Veranstaltungsort sein können, aktiv mit dabei zu sein. Über ihre eigenen Smartphones, Tablets, PCs, oder Notebooks können sie sich interaktiv an der Veranstaltung beteiligen. Den Inhalten der Tagung oder des Events folgen sie dabei über einen Live Stream.

Die Teilnehmer haben während der Veranstaltung zum Beispiel die Möglichkeit, Fragen an die Referenten zu stellen oder an Umfragen teilzunehmen. Die Ergebnisse werden dabei sofort ausgewertet, analysiert und angezeigt.

Nachhaltige Art zu tagen

Sie leisten auf diese Weise quasi „real time“ einen konstruktiven Beitrag zu den Inhalten der Tagung oder des Seminars, ohne vorher eventuell lange und zeitraubende Anreisewege hinter sich bringen zu müssen. Indem Sie auf diese Weise das lokale Treffen mit einem virtuellen Treffen verbinden, können alle partizipieren und alle profitieren von allen. Der Teilnehmer kann dabei überall sein, der Referent auch. Durch die Nutzung von innovativen Technologien geschieht dies hoch effizient. Mit der Möglichkeit der externen, interaktiven Teilnahme besteht eine attraktive Alternative zum „Besuch des Veranstaltungsortes“.

Und zudem kommt eine „Hybride Tagung“ nachhaltigen Konzepten entgegen, da der CO2-Verbrauch durch den Wegfall von An- und Abreise verringert wird.

Icons von www.flaticon.de

Alternatives Tagungsformat: Bar Camp

Seine Wurzeln hat diese Durchführungsform eines Meetings in der IT. „Bar“ bezeichnet einen Platzhalter. Denn beim Barcamp ist Platz für Themenvorschläge, Austausch, (spontane) Vorträge, Brainstorming zu vorher nicht festgelegten Themen und Wissensvermittlung. Hier gibt es keine Agenda, einzig der zeitliche Rahmen mit den Pausen sowie evtl. ein Oberthema wird im Vorhinein vom Veranstalter festgelegt. Barcamps setzen darauf, dass die Experten nicht nur auf der Bühne stehen, sondern auch und vor allem unter den Teilnehmern zu finden sind.

Ziel

Das Ziel eines Barcamps ist, dass am Ende des Tages möglichst alle Teilnehmer neues Wissen vermittelt bekommen haben und mit neuen „Freunden“ (in vielen Barcamps sind alle per Du) im Gespräch bleiben können. Die zwei Säulen erfolgreicher Veranstaltungen werden dabei gleichermaßen bedient: Wissensvermittlung sowie Netzwerk-Erweiterung. Ein Barcamp ist sicher eines der interaktivsten Formate der Tagungslandschaft. Da die Teilnehmer permanent die Rolle wechseln, vom Moderator, zum Zuhörer, vom Diskussionsteilnehmer zum Experten, lernen sich die Barcamp Teilnehmer gut kennen. Dies unterstützt einen Ausbau des individuellen Netzwerkes.

Ablauf

In einem interaktiven Prozess wird zu Beginn der Veranstaltung gemeinsam diskutiert und entschieden, welche Themen zu dem übergeordneten Thema behandelt werden. Der Moderator fragt die Themenwünsche der Teilnehmer ab, klärt das Interesse der anderen und legt gemeinsam mit den Teilnehmern den jeweiligen Session-Moderator fest. Dieser kann in der anschließenden Session entweder selbst einen Impuls zu dem Thema geben und/oder die Gesprächsrunde entsprechend anleiten. Die abgestimmten Themen werden digital oder haptisch auf einer Pinnwand zusammengestellt. Den Sessions werden Räume sowie festgelegte Zeitrahmen zugeteilt. Meist finden 3-4 Sessions parallel statt und 4-6 Durchgänge nacheinander. Nun kann das BarCamp starten.

Die Teilnehmer entscheiden sich für die Themen, an denen sie teilnehmen möchten und gehen in den zugewiesenen Raum. Der Session-Moderator eröffnet das Thema, gibt Impulse und hält eventuell einen kurzen Fachvortrag. Im Anschluss können die Teilnehmer die Inhalte diskutieren, Erfahrungen austauschen und Tipps geben. Nach der Session können sich die Teilnehmer anhand der Pinnwand oder digital für die nächste Session entscheiden, an der sie teilnehmen möchten.